Beantwortet: Anfrage Vorstellungen in nicht Öffentlichem Teil

Wie gehen wir mit Gästen um?

Guten Tag,

gestern in der BV-Süd stellte sich im nicht Öffentlichen Teil die neue Schulleiterin Grundschule Bell vor. Die Sitzung begann um 16:00 Uhr und sie war erst kurz vor Ende um 21:00 Uhr dran. Scheinbar hat sie die ganze Zeit, oder zumindest einen großen Teil der Zeit gewartet.

Ähnliches erlebte ich in der Sitzung des Schulausschuss am 15.09.2021 der von 17:00 bis 21:45 Uhr ging.

Ohne Frage haben alle kommunalen Gremien höchsten Unterhaltungs-, Informations- und Bildungswert, nur leider können sich nicht alle Menschen diesen Luxus zeitlich leisten. Und gerade Schulleiter*innen sind nicht leicht zu finden und ihnen sollte nicht unnötig die Teilnahme aufgezwungen werden.

Aus diesem Grund frage ich:

Hat die Verwaltung darüber nachgedacht, ob solche Vorstellungen anders organisiert werden können, so dass die Geladenen nicht unnötig lange warten müssen?

Wäre es z.B. möglich die absehbar kurze Vorstellung in einen nichtöffentlichen Teil zu beginn der Sitzung zu legen (z.B. 16:45 bis 17:00 Uhr), der nur die Vorstellung beinhaltet. Dann wie bisher der öffentliche Teil und ein erneuter nichtöffentlicher Teil mit allem weiteren folgt?

Oder könnte die Vorstellung unter Zustimmung der Geladenen Person am beginn des Öffentlichen Teils erfolgen?

Mit freundlichem Gruß
Torben Schultz

Antwort vom 21.06.2022

Sehr geehrter Herr Schultz,

vielen Dank für Ihre Nachricht.

Der zeitliche Ablauf von Gremiensitzungen ist nicht immer einfach vorherzusehen, so dass es gelegentlich zu Sitzungszeiten kommen kann, die unerwartet lang sind. Sieht die Tagesordnung dann etwa die Vorstellung von Personen vor, sind längere Wartezeiten nicht immer zu vermeiden.

Erfahrungsgemäß gut funktioniert, mit den persönlich erscheinenden Personen vorab einen telefonischen Kontakt zu vereinbaren, damit die Personen - vorausgesetzt sie halten sich räumlich in der Nähe des Sitzungsortes auf und können diesen mit einfachen Mitteln schnell erreichen - einige Zeit vor dem jeweiligen Tagesordnungspunkt informiert werden können und sich sodann zum Sitzungsort begeben. Dies bedingt aber die vorgenannte schnelle Erreichbarkeit des Sitzungsortes, damit es zu keinen Verzögerungen im Sitzungsablauf kommt.

Eine Beratung von Personalangelegenheiten kommt in öffentlicher Sitzung hingegen nicht in Betracht. Dies unabhängig eines ggf. vorliegenden Einverständnisses der beteiligten Person. Die Aufsplittung des nicht-öffentlichen Teils in verschiedene Abschnitte wird diesseits nicht befürwortet. Alleine das direkte Hinausschicken interessierter Besucher*innen zu Beginn der Sitzung macht einen unschönen Eindruck. Darüber hinaus obliegt die Festlegung der Tagesordnung allein dem jeweiligen Vorsitz des Gremiums. Verbindliche Vorgaben müssen daher ausscheiden.

Ihren Hinweis nehme ich aber gerne mit in die nächste turnusmäßige Rücksprache mit den Schriftführungen, die über Erfahrungen zur regelmäßigen Sitzungsdauer der betreuten Gremien und den dortigen Gepflogenheiten verfügen. So können sie noch einmal sensibilisiert werden und kann das vorgenannte pragmatische Vorgehen einer vorherigen Absprache mit den persönlich erscheinenden Personen angeregt werden.

Mit freundlichen Grüßen